Verfahren und Dokumentation (GoBD)

Verfahren und Dokumentation (GoBD)

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind ein BMF-Schreiben, das die Anforderungen an die Buchführung und elektronischen Aufzeichnungen von Unternehmen in Deutschland regelt. Die GoBD sind seit 2015 in Kraft und gelten für alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind.

Verfahren

Die GoBD fordern, dass Unternehmen ein ordnungsgemäßes Verfahren zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form implementieren. Das Verfahren muss folgende Anforderungen erfüllen:

Nachvollziehbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass die Entstehung, die Erfassung, die Verarbeitung und die Aufbewahrung aller Geschäftsvorfälle dokumentiert sein müssen.
Nachprüfbarkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen nachprüfbar sein. Das bedeutet, dass Dritte die Geschäftsvorfälle nachvollziehen können.
Sicherheit: Die Daten müssen sicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust geschützt sein müssen.
Dokumentation

Die GoBD fordern, dass Unternehmen alle relevanten Informationen zu den Verfahren und zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen dokumentieren. Die Dokumentation muss folgende Informationen enthalten:

Beschreibung der Verfahren: Die Beschreibung der Verfahren muss die einzelnen Schritte des Verfahrens detailliert beschreiben.
Erläuterung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Die Erläuterung der technischen und organisatorischen Maßnahmen muss erklären, wie die Anforderungen der GoBD erfüllt werden.
Beschreibung der Prüfungshandlungen: Die Beschreibung der Prüfungshandlungen muss erklären, wie die Verfahren und die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen regelmäßig geprüft werden.
Die Dokumentation muss in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Sie muss leicht zugänglich und verständlich sein.

Vorteile der GoBD-Konformität

Reduktion der Haftungsrisiken: Die GoBD-Konformität reduziert die Haftungsrisiken für Unternehmen gegenüber Finanzbehörden und Dritten.

Verbesserte Effizienz: Die GoBD-Konformität kann zu einer verbesserten Effizienz der Buchführung und des Rechnungswesens führen.

Erhöhte Transparenz: Die GoBD-Konformität kann zu einer erhöhten Transparenz für Unternehmen und ihre Stakeholder führen.

Unternehmen sollten die GoBD sorgfältig umsetzen, um die damit verbundenen Vorteile zu nutzen.

Umformulierung des Textes

Die Umformulierung des Textes macht die Vorteile der GoBD-Konformität noch deutlicher. Die drei Vorteile werden in einem eigenen Abschnitt zusammengefasst und mit einer kurzen Erklärung versehen. Die Vorteile werden außerdem mit konkreten Beispielen belegt.

Beispiel für die Reduktion der Haftungsrisiken:

Unternehmen, die die GoBD einhalten, sind weniger anfällig für Steuerprüfungen und Nachzahlungen.
Beispiel für die verbesserte Effizienz:

Unternehmen, die die GoBD einhalten, können ihre Buchführung und ihr Rechnungswesen effizienter gestalten.
Beispiel für die erhöhte Transparenz:

Unternehmen, die die GoBD einhalten, können ihre Geschäftstätigkeit transparenter gegenüber ihren Stakeholdern darstellen.
Die Umformulierung des Textes macht die Vorteile der GoBD-Konformität für Unternehmen noch deutlicher und macht sie somit für Unternehmen noch attraktiver.